發揮有效的行政運作
翁明達
追求卓越的經營品質是學校持續向前的動力與目標，重視學生、家長及教師們的需求，不間斷的改善行政運作流程與提升服務態度，能有效創發更具效能的學校價值。因此，流暢的行政運作與協調機制，數位行政的即時服務，以及面對突發事件的應變與機動能力，都是優質行政必須整備的基本作為，才能圓滿達成學校行政服務「高績效」、「高品質」、「師生家長滿意」與「持續改進」的目標。
一、完善建置行政規章與SOP流程
(一)確實制定合宜行政規章及流程，有效協助校務推動
1.依據行政業務職掌明確分工，勞逸均衡，並將各處室行政作業流程標準化，定期檢視，落實績效責任制。
2.擇取重要事件及行政事務建立SOP標準作業流程，提供學校行政、教師及家長等人員，能依其需求進行相關事件的有效因應，掌握處理時效及完善行政服務態度。
3.學校主管及業務相關人員能隨時依據工作執行概況進行流程的檢視及修正調整，建立品質管制系統，揚升行政運作品質與效能。
(二)公告學校行政規章與作業流程，有效提供親師訊息
1.線上公告各項行政規章及相關作業處理流程，提供有需求之教師或家長，有效協助掌握處理方法與作業時效。
2.不定期於親師各項會議或公開場合，宣達學校事務運作流程與相關規定，有效釐清對學校不利或不明訊息，以及學校事務透明化。
(三)落實依規章及流程之行政運作，有效掌握經營品質
1.學校因應各項事務之執行推動，應確實依照學校行政規章及SOP作業流程之規定辦理，避免流於紙上談兵，繼而習於不按規章行事及因人而異之情事。
2.遇有特殊狀況可彈性調整，唯仍應公開說明緣由，以昭公信。
二、健全規劃行政組織的運作與協調
(一)落實訓練課程，提升行政素養
1.於每週主任會報及每月行政會議，提出相關問題，藉以檢討改進。
2.規定相關人員積極參加業務範圍內之研習，增進個人本職專業能力。
(二)健全組織運作，輰通行政作為
1.各項活動皆能制定實施計畫及工作分配細節，讓全校夥伴確實掌握自己應承擔或需協助之工作內容。
2.各項會議主管人員盡量親自參與，身體力行，為品質文化的變革賦予動力，為行政運作的品質把關，並訂定內部控制管理流程，有效落實。
3.每學年處室訂定處室計畫，思考及策劃年度工作重點。
4.每學期排定學校工作行事曆，有效掌握各處室工作細項及進行橫向聯繫。
5.每月月底行政會議針對下一個月各項行政與教學事務進行報告與溝通協調，讓全校教師充分理解各項教育事務的推動與時程，藉以凝聚向心力、形塑共識與分工合作。
6.每週一教師晨會再次說明及提醒當週學校活動，讓老師明確掌握。
7.每週五主管會報針對下一週所有活動進行進度掌握、困難提出，並有效整合處室間的合作協同。
8.學校各委員會定期召開會議並運作正常，發揮應有功能，發揮專案價值。
9.全校訊息以Email即時發布，讓行政資訊、政策宣達及協調溝通更具時效。
(三)整合人力資源，展現團隊運作
1.教務處、人事室整合教師學經歷、專長、興趣、…等，建立教師人力資料庫。
2.輔導室調查具特殊專長之家長，建立家長人力資料庫。
3.輔導室於開學或學校日手冊分發調查表，整合家長及社區各項人力、物力、自然、…等資源。
4.整合行政、教師會及家長會力量，倡導全面參與，強調分工合作，目標一致。
(四)形塑服務氛圍，強化服務態度
1.各處室提供主動敏捷的行政服務，提升親師生的行政服務品質。
2.各處室定期檢視教師教學與學生學習的校園環境與各項設備，滿足教與學的需求。
3.各處室隨時掌握家長與社區人士的辦學回饋意見，作為校務經營修正之參考。
(五)建立全員參與，營造團隊合作
1.利用教師晨會或專業成長時間，進行專業對話及經驗分享，提升教師知覺、行事與應變能力。
2.重視團隊合作及相互支援機制，行政人員與教師皆充分參與學校每一項重點工作。
3.行政團隊重視教師經驗與建言，適時調整工作方向或分工細節，營造全員共存共榮氛圍。
(六)落實品質管制，確保行政動能
1.建立資料檔案檢視各項計畫落實情形，不斷檢討及省思可以精進的策略及方法。
2.掌握各項會議功能及行政運作動能，有效營造行政服務品質、學校經營能量與校園溫馨和友善氛圍。
三、落實建構危機管理的機制與實施
(一)組織危機事件處理小組
1.依據「臺北市各級學校校園事件處理要點」擬定本校「校園事件緊急處理要點」，設立學校「校園事件處理小組」，明訂組織、執掌、任務、處理程序，並由校長擔任召集人，整合全校的行政力量。
2.依據危機處理程序，確定標準化作業流程，建立校園危機管理制度。
3.當事件發生時，由校長召集危機處理小組成員，依據處理程序與作業流程指定新聞發言人統一對外發言與發布新聞稿，並立即向直屬長官、駐區督學報告，同時由學務處進行校安通報。
(二)建立危機事件預防機制
1.利用教師晨會及學生朝會宣導危機事件的可能性與應變措施，讓師生保持警覺，並定期對可能發生危機的狀況重新檢討評估，以提升應變能力。
2.平時充分利用機會教育，遇到偶發新聞事件，充分分析案例，提醒教師面對危機，如何從容面對，並有效處理。
3.全校師生在事件發生第一時間內，能迅速通知學校相關人員或上級單位，以掌握處理時效及尋求支援。
4.適時實施危機處理演練或案例模擬，使全校教職員工熟悉緊急動員之能力，使學生認知與實踐相互融合。
5.危機處理需要全校團隊合作、互相協調及共同承擔。將全校人力合宜編組。透過校園危機事件演練，建立處理危機的程序及原則，讓全校師生認識校園危機的特性，加強應變能力。
6.積極做好校園安全宣導，加強學生性別平等、生命教育及校園安全教育等課程，增進校園人身安全環境，建立友善校園，確保校園師生安全。
7.訂定導護實施辦法、門禁管理辦法及維護學生安全具體措施，避免危機與偶發事件的發生。
8.訂定教師輔導與管教學生辦法、學生申訴處理要點、學生獎懲辦法，有效處理教職員工生之間的事件。
(三)周延危機事件處理歷程
1.遇有危機事件發生時，依本校「校園事件緊急處裡要點」馬上啟動「校園事件處理小組」。
2.依據危機處理程序，按照危機類別由業務承辦處室進行先期了解與處理，彙集完整資訊釐清事件真相，並進行危機處理作業，防止危機的擴大，避免二次傷害。
3.實施現場人員緊急疏散，檢視可能造成傷害的場所與設施；並同時管控現場秩序與管制人員進出，維持現場完整，以利後續調查處理，避免危機事件持續擴大。
4.儘速通報上級機關和督學，並依校園事件緊急通報規定以「校園事件即時通報表」最速件方式陳報教育局；亦建議大事記，掌握事件發展及處理細節，作為處理歷程檢視及後續檢討參考。
5.緊急處理後，立即彙整人員或財物損失，進行後續善後處理。
6.事件發生時，盡速掌握情況彙集相關資訊，釐清事件真相，並重建事件過程；除向上級及督學通報外，亦應主動掌握群眾心理，撫慰師生心靈，對外統一發言或適時發布新聞稿件，避免無謂流言造成事件擴散。
7.危機發生後，首先對當事人與全校師生進行心理輔導，利用時間對全校師生進行個別及團體心理輔導與協助，提供心理支持。
8.遇有危機事件發生，即時建立危機處理書面檔案，以利後續釐清真相與還原事實；書面資料亦可提供學校及有關單位危機處理的參考與借鏡，作為日後檢討與評估改進危機事件處理依據。
9.視需求召開危機檢討會議，調查及評估整個危機管理活動流程，以供未來學校修正危機管理計畫時參考。
10.適時感謝協助的機關團體，如上級機關、友校、家長、新聞媒體或社會團體，更要保持後續聯繫，以因應危機。
(四)落實危機事件處理演練
1.本校「校園事件緊急處理要點」設置於學校網頁中公告周知，隨時提供全校教職員工使用與參考。
2.透過教育宣導、操作演練、專題演講等方式，讓教師瞭解緊急事件處理流程，熟練指導學生應有之行為與觀念；亦使教職員工生熟知校園事件的處理方式，期能將危機傷害降到最低。
3.結合國家防災日與防災體驗活動，每學期辦理針對地震、人為災害、土石流災等校園重大危機，進行複合式防災演練，增加防災與危機處理的熟練度。
四、整合布建行政e化的管理與推動
(一)學校行政e化管理規劃
1.成立資訊教育推動小組：校長擔任召集人，教務主任擔任副召集人，成員包括資訊組長、學年代表、教師會及家長會代表。資訊教育推動小組負責整合擘劃及研擬本校資訊教育發展計畫、資訊課推動架構、學生資訊能力指標制定、以及資訊專案經費採購規劃審議。
2.行政團隊合作分工：教務處協助規劃資訊課程發展內涵，辦理資訊相關活動與競賽，以及資訊素養與倫理課程推動；學務處及輔導室協助辦理法治教育與資訊倫理相關宣導工作；總務處協助資訊設備採購及維護。各處室並依業務權責建立各項人力及教學資源庫，作為教學活動之規劃參照及專案活動之人力支援。
3.健全行政e化管理：每學期定期召開「資訊小組會議」，討論本校資訊教育課程發展及硬體設備增購、維護等相關建議；制定行政e化控管措施，如會議資料全面e化、線上公務信箱訊息即時傳遞、手機APP訊息公告、LINE群組橫向聯繫、以及各項線上行政業務運作系統等。
4.提升教師e化素養：每年辦理教師資訊素養提升研習及不定期進行資訊專業對話，結合行政e化措施，提升教師操作能力及e化素養。
(二)學校行政e化系統建置
1.完善學校網站規劃建置，提供各項訊息及資源，包含學校基本資料、行政組織服務、校務行政系統、行政重大訊息及榮譽榜公告、學校內部網路應用介面及網路資源、學校外部網路資源、班級網站及教師教學網頁、年度課程計畫及上級重要政策宣達，讓教師及家長能充分掌握及查詢。
2.各處室行政業務使用臺北市政府教育局提供相關系統，如：公文處理整合系統、薪資管理系統、場地使用登記管理系統、電子公告系統、人事管理系統、線上差勤系統、會計資訊處理系統、預決算及統計資訊系統、財產管理系統、學生出入校園管理系統、學生健康料管理系統、圖書館自動化系統、校務行政系統等。
3.完善校園有線及無線網路流暢運作，提供行政人員與教師安定無虞之校園網絡環境，達行行政業務網路化、教學資源網路化的整合管理。
4.持續建構暨完善教學輔助e化設施，包含硬體環境的友善建置，以及軟體支援的教學服務。
5.設置學校公務用個人信箱，提供校務推動各項訊息聯絡之用。
6.校門口設置大電視及電子看板，即時宣導校園活動及各項重大議題。
7.建構安全e化運作環境，有效防制電腦病毒、防堵系統遭受入侵竄改、防止資料被竊取或不當應用，杜絕校園內不當資訊流通，且能有效備份資料與快速反應系統。
8.建置行政資料庫，提供行政e化使用；發展教學資料庫，提供教師教學資源交流與分享使用。
(三)學校行政e化落實運作
1.具體執行資訊發展計畫，持續朝校園e化環境目標邁進。
2.安排專責人員有效管理電腦設備與網路環境的維護、維修與運轉。
3.提供網路介面多元資訊服務，供全校親師生查詢及使用。
4.提供校園APP供家長下載安裝，有效即時連結學校最新資訊。
6.利用校務行政系統有效管理學校各項行政業務、學生基本資料及成績；利用學校網站公告系統、校園電子相簿等功能，對外提供校園各項校務資訊；運用數位學生證系統，提供上下學刷卡、學生出缺勤線上查詢；使用圖書館圖書檢索系統、圖書借還書管理系統，有效活化及管理圖書館運作。
7.建置校園安全監視系統，透過網路可以監看學校各個角落，維護校園安全。
8.依校內整體考量進行資訊設備汰舊換新，提高資訊科技於教學運用之便利性與普遍性。
沒有留言:
張貼留言